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Funciones principales de la sala de datos virtual

El trabajo remoto ahorra dinero en el alquiler y mobiliario de la oficina. Se utiliza una amplia gama de medios en la creación de infraestructura digital.

28 septiembre 2022

La disposición de la infraestructura digital es un aspecto clave en los negocios modernos. El segmento digital está en constante desarrollo, lo que brinda nuevos vectores para el desarrollo de negocios. El kit de herramientas empresariales digitales no solo optimiza los procesos comerciales. También asegura la supervivencia del negocio en un entorno de mayor competencia.

Además, el entorno digital ayuda a las empresas a sobrevivir en una crisis. Lo mismo se aplica a la reorientación al trabajo remoto. El trabajo remoto ahorra dinero en el alquiler y el mobiliario de la oficina. Se utiliza una amplia gama de medios en la creación de infraestructura digital.

Para la planificación de tareas: software como Trello, para entrevistas y videocomunicaciones corporativas. Pero no se puede olvidar la seguridad de la información confidencial. Aquí es donde la Sala de datos virtual (VDR) contiene más utilidad. Combina todo lo que necesites, desde un programador de tareas hasta comunicaciones de video corporativas en un entorno seguro. En este artículo podrás aprender más acerca de virtual data rooms.

VDR proporciona seguridad

La seguridad es una consideración importante en las comunicaciones corporativas. Después de todo, el descuido de la confidencialidad es una filtración de datos importantes. Por desgracia, no todas las empresas prestan la debida atención a esto. Incluso algunas grandes empresas siguen transmitiendo datos confidenciales por correo electrónico, mensajería instantánea. El resultado es siempre el mismo: filtraciones, pérdida de reputación corporativa.

Las salas de datos virtuales (VDC) resuelven el problema de seguridad. Dentro de VDR, la información está bajo estricto control. Solo aquellos que los crearon tienen acceso inicial a los documentos. Además, los propietarios delimitan los niveles de acceso.

Ejemplos de uso

· due diligence de fusiones, adquisiciones, iniciación de procedimientos concursales y separaciones, así como transacciones inmobiliarias;

· Auditoría y verificación del cumplimiento de los términos de los acuerdos de licencia o términos de las transacciones;

· Disposición de comunicaciones corporativas seguras.

El administrador (también conocido como controlador VDR) configura el acceso a archivos individuales. También se establecen restricciones para cargar o imprimir: la función de solo visualización. Esto se hace teniendo en cuenta la jerarquía de los usuarios. El alcance de VDR es mucho más amplio. Los VKD utilizan varios tipos de negocios para reducir el costo de las transacciones innecesarias. Los fondos ahorrados se pueden utilizar para financiar las áreas más prioritarias.

Comunicación corporativa efectiva

Las empresas tienen problemas para cerrar tratos. Esto se debe al hecho de que una de las partes de la transacción no tiene la capacidad de comunicarse de manera rápida y regular. El resultado es que las fusiones o adquisiciones fracasan, y el precio de la empresa cae. Este problema se resuelve fácilmente con una sala de datos virtual.

El VDR permite comunicarse en línea desde cualquier parte del mundo. Del mismo modo, no es necesario alquilar una oficina para que la comunicación sea presencial. Basta con conectarse a una sala de datos virtual, comunicarse a través de un enlace de video. El software funciona de manera efectiva tanto en teléfonos inteligentes como en computadoras.

Además, en el curso de la comunicación, cada una de las partes tiene acceso a los documentos corporativos. Puedes verlos, dejar comentarios, evaluar el progreso de la transacción en cualquier momento conveniente, independientemente de la zona horaria.

Análisis simple y sistematización de datos.

Una sala de datos virtual a menudo se compara con el almacenamiento en la nube. Por un lado, son similares y, por otro lado, también tienen diferencias significativas. En los almacenamientos en la nube, por ejemplo, Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc., no hay análisis multinivel ni sistematización automática de datos.

Las salas de datos virtuales modernas están equipadas con redes neuronales e IA. Colectivamente, organizan automáticamente grandes cantidades de datos. Además, la inteligencia artificial te permite analizar documentos de manera más efectiva. Lo mismo se aplica a la agrupación y clasificación de la información.

AI bloquearla automáticamente el acceso detecta actividades potencialmente peligrosas. Esto proporciona protección adicional para datos confidenciales. Los sistemas VDR están organizados para que el acceso a la información no solo sea seguro, sino también conveniente.

Reducción de operaciones innecesarias

Cuando se trabaja a través del almacenamiento en la nube, hay muchas acciones innecesarias, que incluyen:

· Arrastre de archivos

· Descargas

· Control de acceso

· Búsqueda de duplicados no por nombre, sino por contenido;

· Seguimiento de cambios en los documentos y autor de ajustes.

Hacer todo lo anterior puede ser muy difícil. La situación se agrava cuando un gran número de personas trabajan en los archivos. Las salas de datos virtuales automatizan las operaciones de rutina, lo que reducirá significativamente el tiempo. Entre las herramientas de automatización, cabe destacar la indexación automática, eliminación de consultas duplicadas, documentos con enlaces en vivo, asignación rápida de tareas.

Si alguien ha realizado cambios en el documento, todos los que tengan acceso a la información recibirán la notificación correspondiente. No tendrás que perder tiempo rastreando una filtración.

Marcación oculta de datos

La protección de la propiedad intelectual es un matiz importante. El problema de la protección es especialmente relevante si la empresa se dedica al desarrollo de software. Un hacker puede tomar una foto de cualquier parte del código y luego intentar recrearlo. Si no hay garantía de calidad, la empresa perderá la propiedad.

Para esto existen dos opciones de protección:

· Aplicar una marca de agua al texto, información gráfica;

· Marcado oculto.

El primer método es obsoleto. Sí, y afecta negativamente a la legibilidad del contenido. La marca de agua se puede quitar fácilmente y, por lo tanto, no es muy efectiva. Las salas de datos virtuales utilizan la marcación oculta. La conclusión es que el texto se modifica: las distancias entre las líneas cambian, los tamaños de las letras cambian.

Visualmente, los cambios son invisibles. Pero si la parte publicada del contenido se carga en el VDR, el sistema reconocerá rápidamente la fuente de la filtración. Esto es posible debido a que cada vez que se abre el documento se crea una copia única. Contiene una marca única. De acuerdo con los signos individuales, se puede calcular la fuente de filtración.

Dos opciones de almacenamiento

Las salas de datos virtuales tienen varias formas de almacenar datos. El primero es un hosting. Significa que todos los datos serán almacenados por el hosting, es decir, el proveedor de VDR. El segundo es local. Se trata de la colocación de la información dentro de la organización. Este último método es la opción preferida debido a la no divulgación de información a terceros. Es elegido por empresas que han desarrollado infraestructura. El método local es más costoso: se debe tener un servidor seguro. Pero es confiable.

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